19oct.
ERP et Excel : pourquoi les entreprises utilisent encore les deux ?
De nombreuses entreprises disposent d’un ERP tout en continuant à utiliser Excel pour certaines tâches. Pourquoi ces outils coexistent-ils encore ? Entre besoins métiers, limites fonctionnelles et habitudes de travail, découvrez ce que ces fichiers parallèles révèlent sur le système d’information.
ERP et Excel : pourquoi les entreprises utilisent encore les deux ?
Et pourtant, lorsqu'on regarde ce qui se passe réellement au quotidien, on retrouve souvent le même scénario : un fichier Excel pour suivre les commandes, un autre pour consolider les données, un tableau partagé pour contourner une limite du logiciel et parfois même une série de fichiers personnels devenus indispensables au fonctionnement d'un service.
Alors, pourquoi continuer à utiliser Excel lorsque l'entreprise dispose déjà d'un ERP ?
La réponse n'est pas forcément technique. Elle est souvent liée à la manière dont les outils répondent — ou ne répondent pas — aux besoins réels des utilisateurs.
L'ERP ne règle pas automatiquement tous les problèmes
Un ERP a vocation à structurer les processus de l'entreprise. Mais cela ne signifie pas qu'il correspond parfaitement à chaque usage.
Lorsqu'un collaborateur trouve qu'une information est trop difficile à obtenir, qu'une opération nécessite trop d'étapes ou qu'un reporting n'est pas suffisamment flexible, il cherche généralement une solution plus rapide.
Et Excel est souvent cette solution.
Quelques colonnes, une formule, un tableau croisé dynamique et le problème semble réglé.
À court terme, c'est efficace.
Le problème apparaît lorsque ce fichier devient progressivement un outil essentiel au fonctionnement de l'entreprise.
Le fichier Excel qui devait être temporaire devient stratégique
Un collaborateur crée un fichier pour répondre à un besoin ponctuel.
Puis son équipe commence à l'utiliser.
Quelques semaines plus tard, d'autres services demandent à y avoir accès. Le fichier est enrichi, automatisé, partagé et devient une référence pour certaines décisions.
À ce stade, il ne s'agit plus simplement d'un tableau Excel.
Le fichier est devenu un outil métier sans avoir été pensé comme un véritable composant du système d'information.
Et c'est précisément là que les difficultés peuvent commencer.
Que se passe-t-il si deux personnes travaillent sur des versions différentes ? Que devient l'information lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise ? Qui vérifie les données ? Quelle version fait foi ? Et surtout, pourquoi cette information n'est-elle pas directement gérée dans le système d'information ?
Le problème n'est donc pas Excel en lui-même.
Le problème apparaît lorsque le fichier devient un système parallèle au système officiel.
Quand l'ERP et Excel ne racontent plus la même histoire
Prenons un exemple simple.
Le service commercial utilise l'ERP pour suivre les commandes. Le contrôle de gestion récupère ensuite ces données dans Excel afin de produire ses propres indicateurs. La production tient de son côté un autre fichier pour suivre certains délais. Enfin, un responsable consolide régulièrement l'ensemble dans un troisième tableau.
Chaque équipe possède alors sa propre vision de l'activité.
Et lorsque les chiffres diffèrent, il faut rechercher pourquoi.
Une information peut avoir été modifiée dans un fichier sans être répercutée ailleurs. Une extraction peut avoir été réalisée à une date différente. Une formule peut avoir été changée. Une colonne peut avoir été supprimée.
Progressivement, l'entreprise ne dispose plus d'une seule source d'information, mais de plusieurs interprétations d'une même donnée.
Le problème n'est plus le fichier. C'est la multiplication des sources d'information.
Faut-il alors supprimer Excel ?
Pas nécessairement.
Excel reste un outil extrêmement pratique pour explorer des données, réaliser une analyse ponctuelle, construire un prototype ou répondre rapidement à un besoin.
Le problème n'est donc pas de remplacer systématiquement Excel par l'ERP.
La vraie question est plutôt :
Parfois, une fonctionnalité existe déjà mais reste méconnue.
Parfois, le processus a changé alors que l'ERP n'a pas évolué avec lui.
Dans d'autres cas, le besoin métier nécessite réellement une évolution du paramétrage, une interface supplémentaire ou le développement d'une fonctionnalité spécifique.
Le fichier Excel peut alors être considéré comme un signal.
Il montre qu'un utilisateur cherche à résoudre un problème que le système d'information ne traite pas suffisamment bien.
Un problème fonctionnel avant d'être un problème technique
C'est aussi pour cette raison que les projets ERP ne reposent pas uniquement sur des développeurs.
Comprendre pourquoi les utilisateurs contournent un outil demande de comprendre leur métier, leurs contraintes et leurs habitudes de travail.
Un consultant fonctionnel peut par exemple analyser un processus, identifier les besoins des équipes et déterminer si la solution doit être paramétrée différemment.
Un consultant technico-fonctionnel pourra ensuite faire le lien entre le besoin métier et sa traduction technique.
Un administrateur ERP pourra intervenir sur la configuration, les droits, les données ou les évolutions du système.
Et un chef de projet devra coordonner l'ensemble.
La question est : « Quel besoin ce fichier est-il en train de résoudre ? »
Le vrai sujet : la qualité des processus
Une entreprise peut posséder un ERP performant et malgré tout conserver de nombreux outils parallèles.
Cela peut être le signe que les processus n'ont pas suffisamment évolué avec le système d'information.
Lors d'un projet de migration ou d'évolution ERP, il est donc essentiel de ne pas reproduire automatiquement les anciennes habitudes.
Un processus utilisé depuis dix ans n'est pas forcément un bon processus.
Et un tableau Excel utilisé depuis dix ans n'est pas forcément indispensable.
ERP : l'outil ne fait pas tout
La mise en place d'un ERP ne constitue pas une fin en soi.
Un logiciel peut centraliser les données, automatiser certaines tâches et structurer les processus. Mais son efficacité dépend aussi de la manière dont il est configuré, utilisé et régulièrement adapté aux besoins de l'entreprise.
C'est justement pour cela que les projets ERP mobilisent autant de compétences différentes : audit, analyse fonctionnelle, paramétrage, développement, migration des données, tests, support et formation.
Les besoins ne s'arrêtent d'ailleurs pas au déploiement initial. Une entreprise évolue, ses méthodes de travail changent et son système d'information doit suivre.
Finalement, le problème n'est peut-être pas Excel
La prochaine fois que vous découvrez un fichier Excel devenu indispensable dans un service, la bonne réaction n'est peut-être pas de demander sa suppression.
Il vaut mieux commencer par poser quelques questions :
- Pourquoi a-t-il été créé ?
- Quel problème résout-il ?
- Qui l'utilise ?
- Quelles données contient-il ?
- Pourquoi ces informations ne sont-elles pas directement disponibles dans l'ERP ?
- Que se passerait-il si ce fichier disparaissait demain ?
Les réponses peuvent révéler bien plus qu'un simple besoin de reporting.
Elles peuvent mettre en évidence une faiblesse dans un processus, une fonctionnalité manquante, un problème de formation ou une évolution nécessaire du système d'information.
Un ERP efficace n'est donc pas forcément celui qui fait disparaître tous les fichiers Excel. C'est celui qui permet aux équipes de ne plus avoir besoin de les utiliser pour compenser ses propres limites.
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